Quand il s’agit de gestion financière d’une entreprise, la gestion de la trésorerie peut devenir assez complexe, surtout lorsqu’il y a des retards de paiement des clients. Pour pouvoir améliorer votre processus de recouvrement des créances clients, il est recommandé d’utiliser un logiciel de recouvrement adapté. Et encore, il faut opter pour les modèles répondant parfaitement à vos besoins.
C’est quoi un logiciel de recouvrement ?
Un logiciel de recouvrement est un outil informatique permettant d’automatiser le processus de paiement et de suivre les factures au fur et à mesure des échéances. Sinon, cliquez ici, pour en avoir plus d’informations. En cas de retard de paiement, l’outil permet de procéder à des relances clients, de manière automatique.
Appelé également logiciel de relance de clients, cet outil ne doit pas être confondu avec le logiciel de facturation. Ce dernier permet de gérer l’édition des factures, c’est-à-dire leur envoi, leur archivage, etc. En revanche, le logiciel de recouvrement est conçu pour assurer la gestion de toutes les étapes d’après. Cela inclut entre autres le paiement des factures et le lancement des procédures de recouvrement, si besoin.
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement
Comme le recouvrement de créances est un point stratégique de la réussite de la gestion financière d’une entreprise, la capacité de cette dernière à tenir ses comptes clients à jour est cruciale pour sa santé et sa pérennité financière. Pour garantir la rapidité des paiements, il faut veiller à disposer d’une réelle procédure de recouvrement et des outils adaptés. D’où la nécessité du logiciel de recouvrement de créances.
La rapidité du paiement permet d’avoir davantage de trésorerie et de réduire les besoins en fonds de roulement (BPR). En effet, il est important de réduire ce besoin étant donné que les solutions de financement de ce décalage de trésorerie peuvent impliquer un investissement conséquent, à l’exception de l’affacturage ou du prêt court terme.
Par ailleurs, le recours au logiciel de recouvrement permet de limiter les risques d’impayés, sachant que le retard des paiements ou le non-paiement des clients peut impacter la trésorerie. De ce fait, l’entreprise pourrait avoir du mal à régler ses factures et ses dettes, sans parler des coûts engendrés, comme les frais d’avocat par exemple.
Le logiciel de recouvrement pour préserver la relation commerciale
Disposer d’un logiciel de recouvrement efficace contribue également à améliorer la relation commerciale de l’entreprise. En effet, la politique de recouvrement est censée ajuster les délais de paiement conventionnel des clients, selon leur profil risque. Ainsi, les clients bons payeurs peuvent bénéficier d’un délai de paiement plus long. Comme ils vont sûrement apprécier ce geste commercial, ils n’hésiteront pas à maintenir une bonne relation commerciale avec votre entreprise et à la recommander aux autres clients.
Grâce à une procédure de recouvrement bien établie, associée à des relances amiables effectuées au bon moment, il vous sera plus facile de ménager votre relation commerciale avec vos clients et d’éviter de nombreux litiges.
Certes, le tableau Excel peut servir pour suivre les factures et la gestion des créances. Mais cet outil peut présenter des limites. En outre, la gestion quotidienne des fichiers peut devenir chronophage, augmentant ainsi les risques d’erreurs humaines.
